Fonctionnalités de l'Agenda Spécifique Missions Locales
L’agenda partagé "Missions Locales" est un outil spécialement conçu pour la gestion des plannings des Missions Locales.
Ergonomie de consultation
Les utilisateurs visualisent leur agenda à leur convenance : par jour, par semaine ou par mois.
L’accueil visualise les plannings des conseillers par antenne ou par service et prend le rendez-vous d’un jeune en fonction des disponibilités de son conseiller référent.
Visualisation rapide avec un icône par type d’activités (entretien jeunes, séances collectives, réunions équipes …) et un code couleur par lieu du rendez-vous.
Affichage et impression du planning des autres utilisateurs dans la même fenêtre.
Importation base jeune " parcours"
Importation manuelle ou automatique des données « PARCOURS » dans l’annuaire des jeunes afin d’éviter la double-saisie des informations.
La fiche jeune permet de visualiser les principales informations concernant le jeune (civilité, dispositifs mis en place PAP, PLIE, CIVIS, conseiller référent).
Moteur de recherche d’un jeune par mots clef et par filtre.
Accélération des processus
A la création d’un rendez-vous, les informations de la fiche du jeune sont automatiquement recopiées, pour éviter les re-saisies et fiabiliser la gestion des informations (cf. comptes-rendus, gestion des congés, etc).
Gestion et organisation des réunions collectives pour plusieurs jeunes en utilisant le gestionnaire intégré à l’outil (feuille d'émargement automatique, nombre d’inscrits).
Planification d’activités ou d’évènements récurrents quotidiens, hebdomadaires, annuels et autres.
Travail collaboratif
Cet agenda vous permet de connaître avec précision et quand vous le désirez le planning de vos collaborateurs.
Votre assistante, vos collègues peuvent vous proposer ou planifier une réunion ou un RDV en votre absence, notification d’invitation d’autres conseillers sur l’agenda par email.
Enregistrement d’une activité privée ou publique.
La direction et son secrétariat pourront facilement coordonner les réunions internes des équipes et des moyens généraux (salles de réunion, vidéo projecteur etc.).
Reporting
Une analyse statistique, via différentes éditions, permet de mesurer l’activité de la mission locale et l’implication des jeunes.
Informer les jeunes
Envoi personnel de la confirmation ou alerte automatique des rendez-vous aux jeunes par email, par SMS (nom du conseiller, date et heure, antenne de rattachement, etc…).
Une lettre de convocation et une feuille d’émargement sont imprimées pour chaque rendez-vous.
